Direktør til fonde: Skab succes med seks gode råd til afrapportering

I Danmark er der mere end 10.000 fonde. Hver fond er unik, og hver fond arbejder forskelligt. Det kan jeg bevidne efter i nu snart tre år at have talt og samarbejdet med rigtig mange fonde.

Se processen fra modtagernes vinkel, vær tydelig, invitér indenfor, vær hensynsfuld, gør det enkelt og fokusér på fælles læring.

Hanne Brinch
Stifter og direktør, Found Aid

En ting har dog slået mig, og det er, at der er en fællesnævner, nemlig at ingen fonde ønsker at belaste sig selv og deres bevillingsmodtagere med unødige afrapporteringer og evalueringsprojekter.

Til gengæld ønsker man at lære, hvad der virker, og at dele denne viden.

I processen med at designe rapporteringsplatformen Foundgood oplevede jeg også, at både fonde og bevillingsmodtagere gang på gang fremhævede, at de begge har et ønske om en relation, der netop styrker deling af viden, transparens og tillid.

Internationale råd
På basis af indsigter fra den amerikanske fondsparaplyorganisation Peak Grantmaking og deres anbefalinger i den store analyse af de mange forskellige fondsprocesser og egne erfaringer opsamlet undervejs i arbejdet med Foundgood-platformen har jeg seks forslag til, hvordan både fonde og bevillingsmodtagere kan få mere ud af evalueringer og afrapporteringer.

Når jeg læser blogindlæg og rapporter fra Peak Grantmaking slår det mig, hvor ens vores udfordringer er på tværs af Atlanten.

Mange af de samme problemer, de beretter om, med uklare forventninger fonde og modtagere imellem, har jeg også hørt fra både fonde og bevillingsmodtagere i Danmark, men det er der råd for.

Seks lavpraktiske råd
Mine seks råd kan måske virke lidt voldsomme ved første øjekast, men de er egentlig meget lavpraktiske.

Jeg vil vove den påstand, at enhver fond, der følger de seks råd, vil opleve en markant større tilfredshed i samarbejdet med deres bevillingsmodtagere og en bedre forståelse af de initiativer, de støtter, så ingen af parterne drukner i papirarbejde eller unødige data.

1. Se rapporteringsprocessen igennem fra bevillingsmodtagernes vinkel
Vurdér først hvor tidskrævende det er at udarbejde en rapport til fonden for en typisk organisation, og om det virker rimeligt i forhold til initiativernes størrelse. Bed gerne om feedback her. Den bedste måde at finde ud af, om noget virker, er at spørge.

Sørg også gerne for en enkel måde, hvorpå bevillingsmodtagere kan dele rapporter med fonden, i stedet for mange skiftende formater og kanaler og giv bevillingsmodtagere besked, når en rapport er modtaget, og når den er gennemset og godkendt. Det er god stil. 

2. Vær tydelig om kravene til rapporteringen allerede i ansøgnings- og bevillingsfasen
Gør det klart, hvorfor bevillingsmodtagerne har fået bevillingen, og hvilken rapportering fonden derfor ønsker. Afhængigt af donationens størrelse og formål bør der være forskellige krav og i særdeleshed forskellige evalueringsindsatser. Det sidste har Nordea-fonden givet et godt bud på her.

Kommuniker derefter kravene tydeligt. Check om mails, breve og hjemmesider inspirerer til at dele reelle resultater og skriv, hvor tit I ønsker at høre nyt og hvordan. De fleste bevillingsmodtagere vil gerne fortælle om alt det, der skabes for pengene, men vil heller ikke ”spamme” jeres mail. 

3. Invitér indenfor i ”fondens maskinrum”
Investér tid i at kende de mennesker, der arbejder i de organisationer, der støttes. Det kan bidrage til større tillid og dermed bedre afrapportering.

Hvis fonden og organisationen kun kender hinanden gennem e-mails og tilsendte budgetter, kan det være svært at etablere tillid og en følelse af fælles formål.

Desuden kan krav om rapportering skabe en magtdynamik, der kan hindre samarbejde og innovation. Invitér derfor ind i ”fondens maskinrum” og fortæl, hvad rapporterne bliver brugt til, hvem der læser dem, og hvordan de eventuelt påvirker mulighederne for nye donationer.

4. Vær hensynsfuld omkring deadlines
Deadlines er stressende selv under de bedste omstændigheder. Men især hvis rapporteringsfristen falder før afslutningen af et projekt, kan det skabe utilsigtet stress for alle.

Check med bevillingsmodtagerne om deadlines giver mening for dem og kommunikér gerne, at rapporteringsdeadlines ikke betyder, at det støttede initiativ skal ændre sine deadlines for at have resultater klar. Check også gerne med bestyrelsen og fondens medarbejdere for at se, hvad der bedst tjener fonden.

5. Gør det enkelt og prøv nye formater
Hjælp bevillingsmodtagerne med at skabe og dele et enkelt overblik over organisationernes resultater, succeser og udfordringer, som kan hjælpe både dem selv og andre med at lære og bygge på deres erfaringer.

Få gerne alle rapporter i samme struktur, så det også bliver nemmere for fondens medarbejdere at læse de mange rapporter.

Afprøv gerne nye formater i stedet for en lang, skriftlig rapport. Hvor mange læser dem? Hvilke oplysninger deles faktisk fra de omfattende pdf-dokumenter? Måske er et foto eller en video meget mere oplysende – og enkel.

6. Hav fokus på fælles læring
Del transparent de indsigter, som både fonde og organisationer har fået sammen. Afrapporteringer kan være et værktøj til indsigt og refleksion, men de er det sjældent, fordi de ikke deles og læses uden for en snæver kreds hos både fond og bevillingsmodtager.

Giv derfor gerne en nem adgang til tidligere afrapporteringer. Det kan hjælpe både fonde og organisationer med næste ansøgning eller afrapportering. 

Et tilbud på falderebet
Hvis jeg stadig har din opmærksomhed, så tillad mig et lille reklameindslag her til sidst. For den digitale platform Foundgood, som jeg har bygget med masser af input fra både fonde og bevillingsmodtagere, forsøger netop at gøre ovenstående muligt.

Platformen giver gode muligheder for, at den enkelte fond – alt efter type og behov – etablerer en god praksis for afrapportering med transparens, struktur og støtte. En afrapportering, der er meningsfuld for alle parter og kan danne grundlaget for mere viden om impact.

Men fonden kan også bare følge mine gode råd. De er til fri afbenyttelse.