Forskere: Store forskelle i virksomheders omkostninger ved at byde på offentlige opgaver

Af: Jesper Rosenberg Hansen, lektor, Institut for Virksomhedsledelse, AU, Ole Helby Petersen, professor (Mso), Institut for Samfundsvidenskab og Erhverv, RUC, Anders Ryom Villadsen, professor, Institut for Virksomhedsledelse, AU, og Kurt Houlberg, professor (Mso), VIVE – Det Nationale Forsknings- og Analysecenter for Velfærd.

Den offentlige sektor køber hvert år varer og tjenesteydelser på det private marked til en værdi af cirka 300 milliarder kroner. Når den offentlige sektor foretager disse indkøb, er det i samfundets interesse, at processerne tilrettelægges, så der skabes størst mulig værdi for skattekronerne.

Offentlige udbud spiller en central rolle i den sammenhæng. For det første giver udbud de private virksomheder adgang til at byde på de offentlige opgaver, hvilket skaber lighed og gennemsigtighed i tildelingen af offentlige kontrakter. For det andet skaber udbud konkurrence om opgaverne, hvilket medvirker til at sikre, at opgaverne løses effektivt.

Men deltagelsen i offentlige udbud er også forbundet med omkostninger for den enkelte virksomhed. Der har hidtil været meget begrænset viden om disse omkostningers størrelse på tværs af virksomheder og brancher. I denne kronik fremlægges resultaterne af et nyt forskningsprojekt, som sætter fokus på virksomhedernes omkostninger ved at byde på de offentlige opgaver.

Transaktionsomkostninger ved udbud kan ikke undgås

Virksomhedernes omkostninger ved at byde på offentlige opgaver omtales også som en transaktionsomkostning. En transaktionsomkostning dækker kort fortalt over den tid samt øvrige udgifter, som er forbundet med at udveksle varer eller tjenesteydelser på et marked.

Beregningen indikerer, at de samlede tilbudsomkostninger kan udgøre op mod 45 procent af kontraktværdien inden for vidensrådgivning

Ved offentlige udbud drejer det sig for eksempel om den tid, som virksomheden bruger på dialog med den offentlige ordregiver, vurdering af udbudsmaterialet, deltagelse i en spørgsmål/svar-fase og ikke mindst udarbejdelse af det endelige tilbud. For den virksomhed, der vinder udbuddet, opstår der desuden transaktionsomkostninger i kontraktfasen, men disse omkostninger undersøger vi ikke her.

Det er centralt at fremhæve, at et vist niveau af transaktionsomkostninger er uundgåeligt. Derfor giver det ikke mening at diskutere, om transaktionsomkostningerne kan elimineres, men det er relevant at sætte fokus på, hvordan omkostningerne kan holdes på et fornuftigt niveau.

Udbudsreglerne skaber lige adgang og konkurrence
Når den offentlige sektor gennemfører et udbud, er der en række udbudsregler på både EU-niveau og i den danske udbudslov, der skal overholdes.

Udbudsreglerne er grundlæggende udformet for at give virksomhederne lige adgang til at konkurrere om de offentlige opgaver. Udbudsreglerne er også designet til at sikre, at den virksomhed, som afgiver det mest fordelagtige tilbud, bliver tildelt opgaven.

Selvom udbudsreglerne ved første øjekast kan virke rigide, er det derfor vigtigt at slå fast, at udbudsreglerne helt grundlæggende er i både den offentlige sektors og de private virksomheders interesse.

Stor forskel på virksomhedernes omkostninger
For at belyse virksomheders transaktionsomkostninger ved at deltage i offentlige udbud har vi i dag offentliggjort resultaterne af det første danske forskningsprojekt om emnet.

1422 virksomheder inden for otte overordnede brancher har deltaget i en spørgeskemaundersøgelse: anlægsentreprenører, byggeentreprenører, murere, tømrere, rådgivningsvirksomheder, facility management/rengøring, sundhed/ældrepleje og IT-branchen. Heraf har halvdelen af virksomhederne givet tilbud på en offentlig opgave inden for det seneste år.

Virksomhedernes besvarelser viser, at omkostninger varierer betydeligt på tværs af de otte brancher, som indgår i undersøgelsen (se tabel 1).

Tabel 1.

De højeste transaktionsomkostninger findes inden for vidensrådgivning, hvor den enkelte virksomhed i gennemsnit har udgifter på cirka 9 % af kontraktværdien. Virksomheder inden for IT-branchen har tilsvarende omkostninger på i gennemsnit 5,5 procent af kontraktværdien.

Til sammenligning udgør transaktionsomkostningerne inden for bygge- og anlægsbranchen i gennemsnit 2-3 procent af kontraktværdien. De laveste omkostninger har virksomheder inden for facility management/rengøring og sundhed/ældrepleje, hvor den enkelte virksomheds transaktionsomkostningerne i gennemsnit udgør 1-2 procent af kontraktværdien.

De samlede omkostninger er højere
Selvom den enkelte virksomheds omkostninger i sig selv er central at forstå, så vil de samlede transaktionsomkostninger ofte være betydeligt højere. Det skyldes, at der er flere virksomheder, som afgiver tilbud på den samme opgave.

For at udregne de samlede tilbudsomkostninger ved et udbud skal tilbudsomkostningerne for alle de deltagende virksomheder tælles sammen. Vi har i undersøgelsen lavet en forholdsvis simpel overslagsberegning af virksomhedernes samlede transaktionsomkostninger inden for hver af de otte brancher.

Beregningen indikerer, at de samlede tilbudsomkostninger kan udgøre op mod 45 procent af kontraktværdien inden for vidensrådgivning. Til sammenligning ligger de samlede omkostninger for anlægsentreprenører, tømrere og IT-branchen typisk i lejet 12-16 procent af kontraktværdien, mens de inden for sundhed/ældrepleje, byggeentreprenører, facility management/rengøring og murere typisk ligger på 5-10 procent af kontraktværdien.

Det er vigtigt at understrege, at der kun er tale om en overslagsberegning baseret på de virksomheder og udbud, som indgår i undersøgelsen. Brancherne er ikke udvalgt repræsentativt for alle brancher, som byder på offentlige opgaver, hvilket heller ikke har været formålet med undersøgelsen.

Fælles interesse i gode udbudsprocesser
Som tidligere nævnt vil der altid være transaktionsomkostninger forbundet med at indgå aftaler på det offentlige eller private marked. Nogle af disse omkostninger er nødvendige for at sikre en god og effektiv konkurrence om opgaverne, mens andre transaktionsomkostninger kan nedbringes eller måske helt undgås.

Vores undersøgelse giver ikke svar på, om omkostningerne samlet set er for høje eller lave, og det synes heller ikke at være det centrale spørgsmål.

Derimod er det bemærkelsesværdigt, hvor store forskelle der er på virksomhedernes transaktionsomkostninger på tværs af de otte brancher, og især rådgivningsvirksomheder ser ud til at have høje omkostninger.

I offentlige udbudsprocesser har både ordrestillere og tilbudsgivere en interesse i, at udbuddene gennemføres på en hensigtsmæssig måde. Derved vil den offentlige sektor kunne opnå mest værdi for skattekronerne, mens de private virksomheder får lavere omkostninger og dermed potentielt bedre indtjening.